Logo

收發文Q&A

Q:本校「公文分文」如何執行?

A:第一組公文分文之原則係依據下列規則:

1.視來文內容暨單位業務項目,依慣例分文。

2.針對屬性模糊之來文,第一組將先聯絡並與各處室討論後分文,仍無結論再轉請秘書室核辦。

 

Q:對於有異議或分文錯誤之公文該如何處理?

A:各單位收文後如發現確非本單位承辦或相關業務時,請把握時效,儘速與第一組聯絡並概述原因,即直接退回第一組(或通知第一組派員取回)重新分文,公文退回時並確實塗銷原簽收人之簽章。

 

Q:如何查詢校外來文?

A:第一組僅收書名收件者為「東海大學」之信件與郵局包裹,其他另有註明收件單位及個人之信件、包裹,郵局將直接轉發各單位或個人信箱,本組不負責收件。

 

Q:如何查詢校外來文及索取電子公文附件?

A:請提供來文機關名稱、來文字號、發文日期等資料,若為電子公文亦可索取附件電子檔。

 

Q:已用印完畢之合約書,若發現仍有錯誤當修正時,該如何處理?

A:請依行政程序重新申請合約書修正用印,奉核後持原簽與合約書修正本逕洽第一組蓋用修正章,並連絡廠商同步蓋用修正章。

 

Q:秘書室第一組組所經管之會議紀錄,何時會上網公告公開閱覽?

A:第一組所經管之會議紀錄包括行政會議、校務會議、系所主管會議,每次會議紀錄待下次會議確認後始可公告,公告於本校首頁→行政服務→會議紀錄項下(或秘書室網頁)。